Gerümpelkrisen erfolgreich meistern

Papier ist toll. Ich liebe Papier – in Form von Büchern, Zeitschriften, Reisekatalogen, Landkarten usw. Nur hat das leider die unangenehme Angewohnheit „ganz von selbst“ immer mehr und mehr zu werden.

Wenn Du also Deinen Schreibtisch unter dem ganzen Papier nicht mehr entdecken kannst, dann wird es höchste Zeit für eine Krisenintervention. Glaub nicht, Du hättest keine Zeit zum Aufräumen! Der Zeitaufwand um eine erste Ordnungsschneise zu schlagen beträgt wahrscheinlich nicht mehr als 3 Stunden.

Die investierte Zeit hast Du schnell wieder reingeholt, denn danach hat alles einen Platz und du verbringst deine Arbeitszeit nicht mit suchen.

Die Eisenhower Methode ist für einen ersten Rundumschlag auf Deinem Schreibtisch eine sehr effektive Hilfe. Du kannst diese Methode jedoch auch für nahezu jede Art von Gerümpelkrise anwenden.

Am Besten räumst Du Deinen Schreibtisch komplett leer und teilst die Fläche in 4 Bereiche.

Dann sortierst Du Deine Papiere in diese 4 Felder. Bilde auf keinen Fall Zwischenhäufchen! Entscheide bei jedem Schriftstück direkt auf welchen Stapel es kommt.

Was fängst Du danach mit Deinen 4 Stapeln an?

1. Befreie Dich vom Ballast

Der Stapel 1 (nicht wichtig und nicht dringend) kommt komplett in den Müll.

STOP! Nicht nochmal durchsehen!

Prospekte, Kataloge (älter als 6 Monate), alte Grußkarten, alte Kalender, Zeitschriften, Gebrauchsanleitungen für Geräte die längst nicht mehr existieren, Bücher deren Inhalt überholt ist oder die Du einfach nicht magst, erledigte Mahnungen, Rezepte die Du eh nie ausprobieren wirst usw. All das kann weg.

Und NEIN, die 10 Schreibhefte, die Du in der 6. Klasse mit Deinen Diktaten gefüllt hast brauchst Du auch nicht mehr.

Auch die Sammlung Deiner Lieblingszeitschrift aus dem Jahr 2007 kann ins Altpapier.

2. Wichtig

Wichtige Dinge sind die, die Du selbst erledigen möchtest, die aber nicht sofort gemacht werden müssen. Also leg Dir eine Mappe an, um diese Aufgaben zu terminieren. Nicht vergessen – jede Aufgabe zusätzlich im Terminkalender eintragen!

Dies ist ein wesentliche Stapel – hier sind all die Projekte die Dich echt voran bringen, die Dir auf längere Sicht den größten Nutzen bringen. Wichtig ist alles was Dich Deinen Zielen, Deiner Vision näher bringt.

Und immer dran denken:  Mit 20% Deiner Aufgaben/Projekten erzielst Du 80% Deines Erfolgs!

3. Dringend

Die meisten dieser Aufgaben kannst Du schneller erledigen, wenn Du Dir erlaubst sie ohne Perfektionismus einfach abzuhaken. Schreib Deine Rückantwort handschriftlich auf den Originalbrief und schick das ganze per Fax raus. Delegiere Aufgaben an andere – ja auch Dein Mann kann sich um den Papierkram kümmern. Oder wenn Du gerade Deinen Schreibtisch auf der Arbeit in Arbeit hast – Deine Kollegen sind auch noch da!

Telefonisch kannst Du auch einiges erledigen. Wenn Du eine Aufgabe gerade nicht beenden oder zumindest weiter bringen kannst kommt sie in den Terminkalender.

Alles was komplett erledigt ist kann direkt in den passenden Ordner!

4. Wichtig und Dringend

Dein 4. Stapel sollte, wenn Du gut sortiert hast, nicht besonders umfangreich sein. Das sind all die Aufgaben die Du jetzt weiter bringen willst. Diesen Papieren/Projekten/Aufgaben gilt heute Deine volle Aufmerksamkeit. Reserviere ihnen jetzt Deine produktivste Zeit. Ja! – bevor Du Deine E-Mails liest oder mal schnell ein paar „Kleinigkeiten“ erledigst, gehst Du konzentriert an die wirklich erfolgversprechenden Jobs. Keine Ablenkung! Keine Ausreden!

Ist das erstmal geschafft – konzentriere Dich auf die wichtigen Themen (Bereich 2 )

Lerne Prioritäten zu setzen

Das klingt erstmal ganz einfach – aber meistens fressen die unwichtigen, dringenden Aufgaben die andere von Dir einfordern die meiste Zeit. Damit Dir das nicht passiert prüfe jede Aufgabe mit der Frage:

Dient das was ich gerade tue meinen Zielen?

Darum ist der Bereich 2 – die wichtigen Dinge, der Bereich dem Du die meiste Aufmerksamkeit schenken darfst? Dort sind all die Projekte, die für Dich persönlich auf lange Sicht den meisten Erfolg bringen. Unglücklicherweise sind diese selten dringend und daher landen sie ganz hinten auf der To-do-Liste.

Wenn Du das änderst und die für Dich wirklich wichtigen Ziele in den Fokus Deiner Aufmerksamkeit stellst, dann wirst Du (ja Disziplin und Durchhaltevermögen gehören auch dazu) erfolgreich sein. Die Energie folgt immer der Aufmerksamkeit.

Tipps für die Praxis

  • Bring an jeden Tag Deine Aufgaben aus dem Bereich 2 weiter – reserviere dafür täglich mindestens 30 Minuten
  • Achte bei Deiner Wochenplanung darauf die wichtigen Projekte zuerst zu terminieren und danach die Dringenden. Zuletzt verteilst Du die Routineaufgaben.
  • Streiche alle unwichtigen und nicht dringenden Projekte/Aufgaben
  • Lege Zeiten fest in denen du nicht gestört werden möchtest und in denen du konzentriert arbeiten kannst
  • Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit
  • Lerne Nein zu sagen.
  • Nimm Unterstützung an (Partner, Kollegen, Büroservice, Haushaltshilfe)
  • Behalte Deine Ziele, Deine Vision immer im Blick

Sooooo, jetzt solltest Du Deinen Schreibtisch wieder sehen können. Du hast jetzt wieder einen Überblick über die Aufgaben die anstehen und ganz klar strukturiert wie Deine nächsten Schritte aussehen.

War gar nicht so schlimm, oder? Ich finde, ein aufgeräumter Schreibtisch setzt jede Menge Kreativität frei und macht richtig Lust loszulegen.

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